Kuinka järjestää alumnikokous?

2024 Kirjoittaja: Priscilla Miln | [email protected]. Viimeksi muokattu: 2024-02-17 23:55

Alumnikokousilta, riippumatta siitä, missä se järjestetään ja kenet se kokoontuu, vaatii vakavaa valmistelua ja konkreettisia kustannuksia. Yleensä yhden henkilön on melko vaikea hallita tällaisen loman järjestämistä ja valmistautua siihen.

Nyt he käyttävät usein virastojen palveluita, mutta ammattilaisten työn tulos ei aina täytä odotuksia ja voi poiketa loman versiosta, jonka he halusivat järjestää. Siksi on parempi ottaa asia käsiksi itse, mieluiten kahden, kolmen tai neljän hengen seurassa.

Mistä aloittaa?

Sinun on aloitettava valmistuneiden tapaamisillan valmistelu määrittämällä osallistujamäärä. Eli sinun tulee päättää, ketä keräät - koko numeron, yhden luokan tai ryhmän. Kutsutaanko opetushenkilöstö ja kenelle opettajista. Kaikki muut näkökohdat riippuvat tapahtuman mahdollisten osallistujien ja vieraiden määrästä.

Seuraavaksi sinun on löydettävä ne kaikkikerättävät ihmiset. Suunnitteletpa sitten alumni-illan järjestämistä koulussa tai opiskelijajuhlaa ravintolassa, osallistujien haku on tärkein, pitkä ja vaikein valmistautumisvaihe.

Kun kaikki mahdolliset koordinaatit on löydetty, ihmisiin tulee ottaa yhteyttä tai soittaa, ei vain lähettää heille kutsuja. Tämä on tehtävä, koska joku ei mene, ja joku haluaa tulla ei yksin. Sinun tulee soittaa tai kirjoittaa opettajille. Osallistujia ei pidä sulkea pois etukäteen keskittyen omiin ideoihin. Eli jos esimerkiksi alumnikokous pidetään Moskovassa ja yksi mahdollisista osallistujista asuu Vladivostokissa, ei saa päättää itse, ettei henkilö tule.

On tarpeen selvittää toivottu aika ja päivämäärä jokaisen iltaan osallistuvan kanssa, mukaan lukien opettajat. Myös taloudellisia mahdollisuuksia kannattaa kysyä tarkkaan, eli kysyä paljonko ihminen on valmis antamaan tapahtuman järjestämiseen.

Näiden alkuvaiheiden jälkeen järjestäjillä on täydellinen luettelo tapahtuman vieraista ja osallistujista, joka sisältää tietoa heidän vapaa-ajastaan ja taloudellisista mahdollisuuksistaan.

Mitä seuraavaksi?

Seuraavassa vaiheessa on päätettävä alumnikokousillan paikka, aika ja likimääräinen skenaario. Tämä ei ole vaikeaa tehdä likimääräisen budjetin ja osallistujamäärän perusteella. Tässä vaiheessa budjettia ja osallistujamäärää on "tarkistettava" kahdesti.

Ensimmäinen asia, jota alkaa miettimäänskenaario - paikan valinta. Jos tapahtumaan odotetaan yli sataa henkilöä, mutta budjetti on pieni, kannattaa vuokrata kahvila tai pieni klubi minimitilauksella "vierailijoille"-periaatteella. Eli sopia laitoksen omistajien kanssa siitä, että ihmiset tilaavat juomia ja ruokaa itse. Tämä vuokratapa vähentää merkittävästi laitoksen maksukustannuksia.

Toinen vaihtoehto on viettää alumnikokous koulussa tai instituutissa. Mutta aina tämä tapa järjestää tapahtuma ei ole taloudellisempaa kuin laitoksen vuokraaminen. Täydellistä juhlaa varten sinun on katettava buffetpöydät, eli ostettava alkoholia, ruokaa tai valmiita välipaloja. Kun ostat ruokaa, tarvitset henkilön, joka tekee ruokaa. Tarvitset pöytäliinoja, astioita ja paljon muuta. Sinun on myös siivottava kaikki loman päätyttyä. Tapahtuman järjestämisessä koulurakennuksessa on kustannusten ja vaivan lisäksi useita merkittäviä haittoja, kuten aika- ja päivämäärärajoitukset, tarve siirtää ja siirtää huonekaluja, koska tunnelmaa ei ole tarkoitettu juhliin.

Paras tapa viettää alumnikokousilta on yhdistää käynti kouluun tai instituuttiin ravintolajuhliin. Juhlallinen osa voi tapahtua koulun juhlasalissa tai opiskelijayleisössä ja siirtää itse hauskanpitoa ravintolaan tai kahvilaan. Tällä valinnalla sinun on ensin selvitettävä päivämäärät ja kellonajat, jolloin oppilaitos voi järjestää tapahtuman, yhdistä tämäosallistujien enemmistön valitsema aika ja itse asiassa päivämäärä.

Älä sovi heti valitsemaasi päivämäärää ja kellonaikaa hallinnon kanssa, vaan sovi vain etukäteen. Tämä on tarpeen sopivan kahvilan löytämiseksi valitulle ajalle oppilaitoksen läheltä, kävelyetäisyydeltä. On erittäin hankalaa, jos instituutti tai koulu on kaukana ravintolasta. Tässä tilanteessa jotkut eivät mene juhlalliseen osaan, kun taas toiset eivät mene hauskanpitoon.

Vieläisessä kahvilassa valittu päivämäärä tai kellonajat voivat kuitenkin olla kiireisiä, mutta toinen päivämäärä on vapaa, mikä on myös kätevää. Siksi on tarpeen neuvotella oppilaitoksen kanssa etukäteen ja vasta lopullisen ravintolan valinnan jälkeen.

Nyt voit aloittaa skenaarion kehittämisen käyttämällä jälleen vierailijaluetteloa ja tietoja heidän taloudellisista mahdollisuuksistaan. Tämä on tarpeen, jotta voidaan määrittää kilpailujen lukumäärä palkinnoilla, illan menu, joka tilataan etukäteen, ja muut vastaavat hetket. Alumnikokouksen illan skenaario, johon osallistuu vain kymmenen henkilöä, vaikka "+1"-versiossakin, on hyvin erilainen kuin tapahtuman ohjelma kahdellekymmenelle luokkatoverille ja tulee olemaan täysin erilainen. sadan ihmisen kokoontumisesta.

Näillä kaikilla on kuitenkin sama rakenne:

• seremoniallinen osa;
• siirtymä ravintolaan tai pelkkä tauko ennen buffetin alkua;
• normaali aika;
• virallinen loppu;
• "kävelyn jälkeen".

Skenaarion valintavaiheessa budjetin javieraiden lukumäärän ei pitäisi mennä kunkin kohteen täyttämisen yksityiskohtiin, vaan varat jakaa varat. Tämä on helpointa tehdä alkaen siitä, minkä kustannukset voidaan laskea maksimaalisella tarkkuudella, esimerkiksi seremoniallisesta osasta. "Asumista" ei pitäisi sisällyttää budjettiin ollenkaan, mutta jos on ilmaista rahaa, on täysin mahdollista tarjota kaikille teemacocktaili erossa. Budjetin suhteen hämäräisin on aina illan pääosa, käsikirjoituksen mukainen ja erilaisia kilpailuja, arpajaisia ja palkintoja sisältävä osa. Siksi se tulee jättää loppuun, ja valitessasi millä se täytetään, lähde siitä, kuinka paljon rahaa on jäljellä.

Tämän tuloksena saat melko yksityiskohtaisen taloudellisen arvion. Se on kirjoitettava selkeästi, jotta kun osallistujat kysyvät, mitä rahaa heiltä kerätään, älä yritä kertoa illan sisältöä, vaan lähetä yksinkertaisesti luettelo kuivista numeroista messengerissä tai postitse. Tämä säästää omia hermojasi ja estää epäilyttäviä luokkatovereita neuvottelemasta keräilijän kanssa.

Kun varat on kerätty, sinun tulee aloittaa suunnitelman toteuttaminen. Kun tapahtumavieraita on paljon, tarvitaan yleensä monia erilaisia loman elementtejä ja attribuutteja. Kaikkea ei kannata tehdä "miten menee" -periaatteen mukaan, aika ja ostot tai tilaukset pitää suunnitella, se on paljon kätevämpää ja selkeällä aikataululla mikään ei unohdu.

Kuinka pitää virallinen osa?

Juhlallisen osan sisältö riippuu siitä, kuinka monta opettajaa tulee olemaan ja kuka tarkalleen suunnitteleeolla paikalla. Esimerkiksi instituutin rehtori tai laitoksen johtaja, koulun johtaja ylioppilaskokousiltana pitää aina tilaisuuden avaavan puheen. Tämä on perinne, jota on noudatettava. Jos "korkeita rivejä" ei ole, ja paikalla on vain luokanopettaja tai useita aineiden opettajia, oikeus avata ilta ja johtaa koko juhlallinen osa siirtyy sen järjestäjälle. Sillä ei ole väliä, kuka opettajista tulee tapahtumaan, kaikille valmistuneiden opettajien tapaamisen iltaan osallistuneille tarjotaan kukkia ja muistokiitoskirjeitä.

Seremoniaalinen osa ei saa olla pitkä, mutta ei myöskään liian lyhyt. Optimaalinen aika on 30-40 minuuttia. Sisältö voi olla:

• avatuspuhe tai ohjaajan puhe;
• muistotodistusten tai -todistusten luovutus, mutta vain pienellä osallistujamäärällä, jos osallistujia on yli kaksikymmentä, niin todistukset myönnetään virallisen osan suorittamisen jälkeen salista poistuttaessa;
• opettajien sanat, ja opettajien päätyttyä kannattaa antaa kukkia ja kauniisti muotoiltu "kiitospaperi", sama koskee johtajaa tai hallinnon edustajaa;
• täyttö ja kutsu jatkaa ravintolaan (sinun on muistutettava osoite ja sanottava, että se on kutsussa).

Jos joku valmistuneista haluaa sanoa jotain, niin tämä tehdään opettajien puheiden jälkeen ja ennen loman järjestäjän viimeistä puhetta.

Jos on mahdollisuus harjoitella juhlallinen osa, niin tämä tulee tehdä ilman epäonnea. Aina voi olla joitain vivahteita, jotka erottavat todellisuuden paperille kirjoitetusta käsikirjoituksesta. Puheiden kesto, toimimaton mikrofoni tai sen jalustan puute ja muut pienet asiat, joita ei voi ottaa huomioon suunnittelussa. Ne näkyvät harjoituksissa ja ne voidaan korjata tai poistaa.

Voit suorittaa juhlallisen osan, ei vain puhetta. Hyvä vaihtoehto olisi laulaa laulu. Valmistuneiden tapaamisiltana, jos oppilaitoksessa ei ole hymniä, voit valmistaa minkä tahansa sopivan teeman ja ei liian pitkän kappaleen. Sen teksti ja sen selitys tulee lähettää jokaiselle osallistujalle kutsun mukana. Voit kuitenkin halutessasi monistaa sen tulostamalla tulosteen, jossa on sanat salin sisäänkäynnillä. Jos merkkejä on tarkoitus käyttää, niin ne jaetaan myös kaikille ennen virallista osaa sisäänkäynnillä.

Mitä viralliseen osaan vaaditaan?

Tapahtuman virallisella vaiheella on pakollisia attribuutteja, jotka eivät riipu osallistujamäärästä tai budjetin koosta. Näitä ovat:

• kukkia kaikille opettajille;
• muistotutkinnot tai "tutkintotodistukset";
• kiitoskirjeet opettajille.

Tämä on perusta, jota ilman et tule toimeen. Voit tilata tutkintotodistukset mistä tahansa mainostoimistosta tai suoraan painotalosta. Suora tilaus tulostimilta, vaikkakin halvempi, vaatii kuitenkin ulkoasun itsenäisen valmistelun. Tämä ei ole vain missä tahansa ohjelmassa tehty piirros, tällaisille asetteluille on olemassa useita vaatimuksia. Ilman ymmärrystä mitense on tulostuksen asettelu, jota ollaan tekemässä, sinun ei pitäisi tehdä tätä, koska tulos vaatii muutoksia, ei painokoneiden syyn vuoksi. Eli joudut maksamaan kahdesti.

Pakollisten attribuuttien lisäksi tapahtuman elementit kuten:

• merkit, joissa on nimi, luokka tai muita tietoja;
• kokoussalin, aulan ja muiden oppilaitoksen valmistuneiden kulkemispaikkojen koristelu;
• tulosta sanat tarvittaessa.

Siinä tapauksessa, että ulkona on kylmä ja liukas ja ravintola sijaitsee kaukana paikasta, josta alumnikokousilta alkoi (esimerkiksi helmi-tai maaliskuu eivät ole suotuisia pitkille kävelyille), voi vuokrata kuljetuksen. Bussivuokrauksesta on ehdottomasti varoitettava kutsuissa, sillä ihmiset voivat kieltäytyä käyttämästä omaa autoaan saatuaan tiedon "ovelta ovelle" -kuljetuksen saatavuudesta.

Siirtymä ravintolaan: onko mahdollista täyttää jollain

Täytänkö oppilaitoksesta juhlapaikkaan siirtymäaika sisällöllä vai ei, on yksilöllinen kysymys. Se riippuu monista vivahteista, kuten:

• virallisen osan kesto ja työmäärä;
• sää ja vuodenaika;
• kuljetuksen tai kävelyn saatavuus;
• ravintolaan saapumiseen kuluu aika;
• osallistujamäärä.

Hyvällä säällä ja kesällä on mahdollista käyttää matkalla klovneja, luonnollisen kokoisia nukkeja, miimejä ilmapalloineen yms.säestys. Tämä valmistaa vieraat juhlavaan iltaan. Kuitenkin, jos polku on esimerkiksi liian lyhyt, sinun tarvitsee vain mennä kadun vastakkaiselle puolelle, niin sinun ei tarvitse täyttää sitä millään.

Vähintään 20 minuuttia kestävässä bussimatkassa voit käyttää klovnia tai mitä tahansa muuta taiteilijaa, joka kertoo vitsejä "aiheessa" tai, mikä vielä parempaa, esiintyy stand-up-genressä. Sama genre on optimaalinen tapahtuman pääosaan.

Jos ihmisiä on kuitenkin alle kymmenen, niin tällainen viihde matkan varrella on täysin hyödytöntä.

Kuinka viettää suurin osa illasta?

Rakenne, miten valmistujaiset järjestetään laitoksessa, vuosi myöhemmin kokoontuvat tai kymmenen vuotta valmistumisen jälkeen, on sama. Mutta tapahtuman osallistujamäärä vaikuttaa juhlan rakenteeseen. Jos osallistujia on enemmän kuin 10-15, tarvitaan johtaja. Jos osallistujia on 5-7, niin toastmasterin palveluita ei tarvita.

Kaikkien kilpailujen, arpajaisten tai muun ajanvietteen on välttämättä vastattava illan teemaa, samoin kuin juomapuheita. Tämän saavuttaminen on helppoa, käytä vain muutamia temaattisia elementtejä käsikirjoituksessa.

Tapahtuman rakenne voisi olla:

• järjestäjän tulee pitää lyhyt illallispuhe, toisin sanoen avattava loma uudelleen;
• seuraavat maljat tulisi osoittaa tietyille ihmisille ja kertoa tietysti heidän menneisyydestäänno, valmistuneet voivat itse puhua, improvisoituna;
• lasiennostossa järjestetään kilpailuja, pidetään taiteilijoiden tai osallistujien esityksiä illalla;
• ennen sulkemista, arpajaiset leikkimielisillä palkinnoilla, esimerkiksi todistuksella seuraavan kokouksen isännöinti- ja järjestämisoikeudesta.

Järjestäjä sanoo viimeisen maljan. Siinä täytyy kiittää saapuneita, ilmaista luottamus varhaiseen tapaamiseen ja selittää, että ravintola on kaikkien niiden käytettävissä, jotka haluavat jatkaa hauskanpitoa, ilmoittaen tietysti ajan. Eli virallinen osa tulee olla valmis vähintään 2 tuntia ennen vuokra-ajan umpeutumista.

Mitä sanoa "osoite"-maljoissa?

Onnittelut jälleennäkemisillan johdosta eivät eroa paljoakaan muiden juhlapäivien maljaista. Eli se on lyhyt puhe, joka sisältää miellyttäviä sanoja jostakin, puhuu tämän henkilön saavutuksista ja kehotetaan juomaan.

Voit puhua mistä tahansa, mutta tietysti sinun tulee olla valmis. Kaikilla on saavutuksia. Esimerkiksi, jos erinomaisesta opiskelijasta ja aktivistista tuli kotiäiti, kannattaa muistaa perhearvot ja korostaa, että talo on tärkein asia, joka ihmisellä on. Jos luokkatoveri työskentelee mekaanikkona tehtaalla, sinun on puhuttava yksinkertaisten ammattien arvosta, jota ilman kaikki nykyajan elämän mukavuudet ovat mahdottomia. Toisin sanoen kohdistettujen maljan pitäisi lisätä henkilön itsetuntoa ja miellyttää häntä.

Tällaisten puheiden jälkeen on myönnettävä diplomi "saavutuksista". Mutta tämä tulisi tehdä vain, jos paahtoleipääon valmiina jokaiselle vieraalle. Jos juhlissa on sata henkilöä, ei tutkintotodistusta tarvitse valmistella. Mutta itse maljat tulisi lausua. Ne on mietittävä noin puolet osallistujista. Jokaisen tällaisen puheen jälkeen vieraat tulisi provosoida samoihin puheisiin luokkatovereistaan.

Siksi ikuinen kysymys siitä, mitä varten juoda, poistuu kokonaan, ja jokainen kutsutuista tuntuu tarpeelliselta eikä tarpeettom alta lomalla.

Mitä sisällyttää ohjelmaan?

Tällaisten tapahtumien ohjelman optimaalinen muunnos on osallistujien itsensä esitykset. Useimmat ihmiset kuitenkin kieltäytyvät esiintymistarjouksesta, joten järjestäjien tulisi peittää tämä kilpailuilla tai arpajaisilla.

Toisin sanoen kilpailun voittamisen palkintona voittajan on esimerkiksi luettava runoutta. Valmistuneiden tapaamisiltaa varten, joka pidetään tämän periaatteen mukaisesti järjestetyn ohjelman mukaisesti, tulee valmistaa etukäteen painetut tekstit. Kaikki ihmiset eivät muista mitään runoja.

Voit olla ilman kilpailuja ollenkaan ja pelata esityksiä arpajaisten tai takavarikoiden muodossa. Voit järjestää huutokaupan. Eli osallistuja saa mahdollisuuden myydä jollekulle puheoikeutensa, ja rahat tälle erälle ovat budjetin alkua seuraavalle tapaamisillalle, jonka päivämäärä on tietysti ilmoitettava, sillä esimerkiksi ensi vuonna.

Kuinka valmistella puhe?

Tämä kysymys hämmentää usein jopa kaikkein pedanttisimmat ja lahjakkaimmat järjestäjät. Itse asiassa kaikki on yksinkertaista. Sanat tapaamis-iltaanei pitäisi olla vaatimaton, vilpitön ja ystävällinen. Se riittää.

Puhetta ei pidä viivyttää. Juhlallisen osan avaus on melko 5-7 minuutin sisällä, tietysti, jos johtaja tai joku "tärkeistä" opettajista ei pidä puhetta. Niitä ei pidä rajoittaa ajallisesti - se on epäkohteliasta. Puheen viimeinen virallinen osa kestää 4-5 minuuttia, sen voi aloittaa sanoilla: "Kotiilta alkaa", "Nyt mennään ravintolaan ja meillä on hauskaa" ja muuta tietoa esim. busseista. tai oppilaitoksen osoite.

Ensimmäinen malja on täysin symbolinen ja sen pitäisi kuulostaa yksinkertaisesti: "Kaverit! Täällä olemme nähneet toisemme! Juhlitaan sitä!" Osoitepalat koostuvat useista lauseista ja kestävät 2–4 minuuttia.

Pöytäpuheiden vaikeudet voidaan välttää palkkaamalla isäntä tai käyttämällä muita osallistujia mahdollisimman paljon.

Mitä ei pidä unohtaa?

Iltaa suunnitellessasi sinun tulee muistaa kolme vivahdetta, kuten:

• järjestä valokuva- tai videokuvaus;
• hae isäntä;
• lähetetään kutsuja.

Varmista, että palkkaat valokuvaajan ja/tai videokuvaajan. Tämä on erittäin tärkeä osa kokousta. Lisäksi sinun tulee tilata palveluita koko illaksi - juhlallisesta virallisesta osasta "jälkikävelyyn". Hänen työnsä tulokset tulee sitten lähettää sähköisesti kaikille tapahtuman vieraille.

Vuokraa isäntä yli 10 hengen juhliin. Loppujen lopuksi järjestäjä itse on myös valmistunut ja hänen pitäisi pitää hauskaa, eikä seurata ohjelmaa javieraiden tunnelma.

Kutsu tulee lähettää, sisältäen kaikki tarvittavat tiedot: kokouksen aika ja paikka, ravintolan nimi ja osoite, bussin saatavuus, jos se on tarkoitus vuokrata, kappaleen sanat, tietysti, jos tämä elementti sisältyy käsikirjoitukseen jne.

Kutsuja ei tarvitse tulostaa, on paljon helpompaa lähettää ne sähköisessä muodossa ja lähettää messengerin tai sähköpostin kautta.